MAX 8 495 362-78-20
О центре Обучение ЗаказчикамПрограммы 44-ФЗ и 223-ФЗ, переподготовка ПоставщикамКурс за 5 дней и тематические блоки Профессия «Специалист по тендерам»С нуля до работы: диплом МЭИ и трудоустройство Переподготовка по 44-ФЗ«Специалист» 256 ч и «Эксперт» 320 ч, диплом Экспресс-курс 40 часовПовышение квалификации по 44-ФЗ, удостоверение Курсы по 223-ФЗПовышение квалификации и переподготовка Практические тренажёрыОтработка навыков на реальных кейсах Записаться на обучениеОставить заявку на курс Цифровизация Бесплатные сервисыСовместимость, доп. характеристики КТРУ, НМЦК Расчёт НМЦК из 3 КПОбоснование цены по коммерческим предложениям Каталог приложенийГотовые инструменты для контрактной службы Автоматизация под заказчикаРазработка под ваши процессы по 44-ФЗ Все цифровые инструментыОбзор сервисов для контрактной службы Статьи Новости Контакты 8 495 362-78-20 8 910 445-65-25 Написать в MAX


Информационное обеспечение, документация и отчетность о закупке (223-ФЗ)
В данном учебном материале рассмотрены общие темы организации закупок и составление ежемесячных отчетов


Организация работы отдела закупок

Организация работы по закупкам в соответствии с Законом № 223-ФЗ отличается от работы контрактной службы по Закону № 44-ФЗ большей хозяйственной направленностью (по 223-ФЗ - это чаще зарабатывание денег, чем выполнение госзадания) и меньшей юридической нагрузкой. Функции работников в обеих областях часто схожи: много обязанностей по планированию, отчетности и размещению информации в ЕИС.
Тем, кто занят закупками по 223-ФЗ, необходимо до закупки провести предварительную работу:

📌 Создать организационно-кадровую структуру:

  • создать соответствующие подразделения;
  • разработать штатную структуру;
  • разработать должностные обязанности.

📌 Разработать формы:

  • документации о закупке;
  • подачи заявок;
  • запросов на разъяснения;
  • протоколов «вскрытия конвертов»;
  • протоколов рассмотрения заявок и решения комиссии;
  • формы договоров (товары, работы, услуги).
Регистрация и работа на официальном сайте ЕИС

Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" обязывает заказчика размещать в Единой информационной системе:

  • положение о закупке;
  • план закупки товаров, работ, услуг;
  • план закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств;
  • перечень товаров, работ, услуг для закупок у СМСП;
  • информацию о закупке, в том числе извещение о закупке, документацию о закупке, проект договора, обоснование начальной цены, разъяснения документации;
  • протоколы, составляемые в ходе закупки;
  • договоры, вносимые в договоры изменения;
  • отчетность (сведения о закупках).
Для работы на официальном сайте ЕИС zakupki.gov.ru в соответствии с требованиями 223-ФЗ организация, руководитель организации, уполномоченные должностные лица должны предварительно пройти регистрацию на Едином портале государственных услуг (ЕСИА).

Для прохождения регистрации руководитель юридического лица, действующий от имени этого юридического лица, должен получить квалифицированный сертификат ключа электронной подписи (ЭП).

Форма регистрации доступна на Едином портале государственных услуг (http://esia.gosuslugi.ru/registration) или в личном кабинете на официальном сайте ЕИС.

После получения руководителем подтвержденной учетной записи физического лица в ЕСИА следует регистрация юридического лица – создание учетной записи организации.

Руководитель может добавить других сотрудников организации – на каждого уполномоченного специалиста должна быть получена собственная ЭП и он должен предварительно пройти регистрацию как физическое лицо.

⚠ Частая практика - руководитель передает свою ЭП для работы другим сотрудникам. Необходимо учесть, что это является нарушением конфиденциальности, и удостоверяющий центр имеет право отозвать сертификат при получении соответствующей информации. Кроме того, при передаче ЭП автоматически передаются права по работе в личном кабнете Госуслуг и раскрывается вся личная информация.
После регистрации в ЕСИА руководитель регистрирует организацию в ЕИС.

Регистрационные данные пользователя организации (физического лица) автоматически переносятся из ЕСИА, требуется лишь их подтверждение в ЕИС.

Закон № 223-ФЗ заставляет заказчиков использовать электронный документооборот в определенном объеме, но не препятствует использованию его более широко. Официальный сайт ЕИС и многие сайты электронных площадок предоставляют возможность крупным заказчикам использовать свою ERP-систему (самый распространенный вариант ERP-системы – программа 1С) для выгрузки данных. Используя информационную систему управления деятельностью предприятия параллельно и во взаимодействии с официальным сайтом, заказчик экономит время, силы и средства.

Внедрение в компании электронного документооборота предоставляет ей следующие преимущества:

  • снижает финансовые и трудовые затраты на изготовление и хранение бумажных документов;
  • позволяет оперативно работать с документами (например, быстро найти нужный документ в электронной базе данных и переслать его контрагенту);
  • ускоряет процесс ознакомления, согласования и анализа документов, экономит рабочее время сотрудников практически всех подразделений компаний — руководства, рассматривающего и утверждающего документы, секретариата, который отправляет, получает и регистрирует документы, бухгалтеров и, конечно, сотрудников отделов закупок;
  • сокращает время на отправку необходимых документов (срок доставки электронного документа намного меньше, чем почтовой корреспонденции).

Ни действующим законодательством, ни иными нормативными актами не установлены ограничения на использование электронных первичных учетных документов при осуществлении гражданско-правовых сделок между хозяйствующими субъектами.
Документация о закупке

В соответствии с частью 9 статьи 3.2 Закона № 223-ФЗ для осуществления конкурентной закупки заказчик разрабатывает и утверждает документацию о закупке (за исключением проведения запроса котировок в электронной форме), которая размещается в единой информационной системе вместе с извещением об осуществлении закупки.

В документации о конкурентной закупке должны быть указаны:

  • описание предмета закупки, требования к товару, работе, услуге, связанные с определением соответствия поставляемого товара, выполняемой работы, оказываемой услуги потребностям заказчика.
  • требования к заявке на участие в закупке;
  • место, условия и сроки поставки товара, выполнения работы, оказания услуги;
Формат файлов документации

В соответствии с частью 22 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 10 сентября 2012 г. N 908, с извещением о закупке в единой информационной системе размещается электронный вид документации о закупке и электронный вид проекта договора.

В части 9 этого Положения дается определение термину «электронный вид» - формат файла, обеспечивающий возможность сохранения документа на технических средствах пользователей и допускающий после сохранения возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста.

Жалобы на неправильный формат файлов документации часто признаются обоснованными.
Отчеты по закупкам

Ежемесячные отчеты

Закон № 223-ФЗ обязывает заказчика размещать в единой информационной системе ежемесячные отчеты по договорам, заключенным в результате любых видов закупок. Отчетность по заключенным договорам включена в ч. 19 ст. 4 Закона № 223-ФЗ. Порядок размещения отчетов установлен в постановлении Правительства РФ от 10.09.2012 № 908.

Отчет формируется в два этапа: посредством ЕИС, затем заказчиком. Отчет о закупке формируется в ЕИС автоматически первого числа месяца, следующего за отчетным, на основе информации, размещенной в реестре договоров. Заказчик не позже 10 числа месяца, следующего после отчетного, дополняет отчет и подписывает электронной подписью.
Этапы составления ежемесячного отчета о договорах по 223-ФЗ
Дата отчета – это дата его подписания в ЕИС. Последний день для подписания отчета – это 10-е число включительно. Например, отчет за октябрь нужно подписать до 10 ноября (ч. 19 ст. 4 Закона № 223-ФЗ, п. 45.1 постановления № 908). Если 10-е число выпадает на нерабочий день, подписать отчет можно в ближайший рабочий день.

Опубликовать отчет о договорах по 223-ФЗ можно и раньше, главное, чтобы к 10-му числу месяца, который следует за отчетным, он был размещен в ЕИС.
Чтобы внести правки в отчет, нужно разместить новую редакцию отчета, в которой отразится дата внесения изменений.
Подготовить ежемесячный отчет нужно даже в том случае, если закупок в этот месяц компания вообще не проводила. Сформировать отчетную документацию в этом случае рекомендуется с нулевыми значениями.
⚠ Отсутствие отчета является фактом неразмещения на официальном сайте ЕИС требуемой информации, а не декларацией заказчика об отсутствии в отчетном месяце заключенных договоров.
Форма отчета о договорах состоит из двух разделов:

  • раздел I включает общую информацию о заказчике;
  • раздел II – информацию о количестве и общей стоимости договоров за месяц;

Рассмотрим какие сведения перейдут в ежемесячный отчет автоматически.


Закупки, которые не размещают в ЕИС - часть 15 статьи 4 Закона № 223-ФЗ

договоры с гостайной; закупки в рамках гособоронзаказа на создание, модернизацию, поставку, ремонт, сервисное обслуживание, утилизацию вооружения, военной и спецтехники; договоры на разработку, производство и поставку космической техники и объектов космической инфраструктуры; договоры, сведения о которых не публикуют по решению Правительства

Закупки, которые не размещают в ЕИС по решению заказчика - пункты 1–3 части 15 статьи 4 Закона № 223-ФЗ

малые закупки до 100 000 и 500 000 руб.; закупки брокерских услуг, услуг депозитариев, услуг по привлечению во вклады денег организаций, получению кредитов и займов, доверительному управлению деньгами и имуществом, выдаче банковских гарантий и поручительств, открытию и ведению счетов, в том числе аккредитивов; закупки на право заключить договор купли-продажи, аренды и субаренды, доверительного управления государственным или муниципальным имуществом, другой договор, по которому переходят права владения и пользования недвижимым имуществом; закрытые закупки

Закупки, которые не размещают в ЕИС, когда это напрямую предусмотрено в положении о закупке - часть 5 статьи 4 Закона № 223-ФЗ

закупки у единственного поставщика, в том числе сделки, по которым не оформляли договор. Например, командировочные расходы, закупки через подотчетных лиц, чеки, счета (письма ФАС от 23.06.2014 № АЦ/25019/14, от 22.04.2013 № АД/16179/13)

Раздел I ежемесячного отчета содержит информацию о заказчике. ЕИС заполняет этот раздел автоматически по данным из системы. Заказчику нужно выбрать только код вида документа:

01 – когда составляете отчет;

02 – когда вносите изменения в отчет.

Раздел 2. Сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки товаров, работ, услуг

В разделе 2 указывается вся информация, предусмотренная ч. 19 ст. 4 Закона № 223-ФЗ, а также наименование предмета закупки и соответствующий случаю заключения контракта код. Например, код 120 установлен для конкурентной закупки, предусмотренной ст.3.3 Закона № 223-ФЗ (конкурентная закупка в электронной форме), код 131 – для конкурентной закупки, предусмотренной статьей 3.4 (конкурентная закупка в электронной форме среди СМСП), признанной несостоявшейся в связи с тем, что на участие в закупке подана только одна заявка и с участником, подавшим такую заявку, заключен договор.

Номера реестровых записей договоров «подтягиваются» из реестра договоров.
Дополняя сформированный автоматически отчет сведениями о договорах, отсутствующих в реестре, заказчик отдельными строками указывает только общую сумму и общее количество договоров:

  • по гособоронзаказу;
  • с единственным поставщиком;
  • с единственным поставщиком по результатам конкурентных закупок, признанных несостоявшимися.

⚠ Распространенная ошибка: в отчет включают сведения только о тех договорах, которые были заключены по итогам конкурентных процедур. Однако буквальная трактовка этого пункта подразумевает обязанность отразить суммы всех договоров, заключенных заказчиком за определенный месяц. Формулировка «по результатам закупки» не содержит отсылок к конкурентным закупкам, и смысловых ограничений в таком случае нет.
В этом отчете указываются все закупки у единственного поставщика, даже закупки на суммы до 100 тыс. руб. и даже чеки, полученные при проведении закупок за наличный расчет, которые были оплачены без составления отдельного договора (например, чек, полученный водителем на автозаправке).
Ч. 19 ст. 4 Закона № 223-ФЗ определяет, что заказчик не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным, должен разместить сведения о заключенных договорах. То есть заказчику не нужно включать в отчет сведения о закупке, если договор в рамках этой закупки пока не заключен. Нередко встречается ситуация, когда заказчик публикует извещение и проводит закупку в одном месяце, а договор подписывает в следующем. В этом случае информацию нужно включить в отчет за тот месяц, в котором заключен договор. Дата же проведения самой процедуры закупки значения не имеет.

В случаях с мелкими закупками нередко встречаются ситуации, при которых заказчик без заключения договора получает счет на оплату в одном месяце, а сам факт оплаты происходит в следующем. Возникает вполне резонный вопрос: в отчет за какой месяц включать информацию? За тот месяц, в котором была совершена оплата. Здесь следует обратиться к ГК РФ, а именно к ст. 433 «Момент заключения договора». Вступает в силу система выставления-принятия оферты. Поставщик, выставляя счет заказчику, делает предложение оферты, а заказчик принимает оферту, оплачивая этот счет. Принятие оферты — момент совершения сделки, а в данном контексте — момент заключения договора.

Перечень кодов – оснований для заключения договора по 223-ФЗ (указывается в графе 3 раздела 2)
Отчет об объеме закупок российских товаров

Данный годовой отчет должен быть сформирован в ЕИС до 1 февраля следующего года в составе отчета за декабрь.
Подробнее об этом отчете - в материале по национальному режиму:
ДАЛЕЕ ссылка
Годовой отчет о закупке у субъектов малого и среднего предпринимательства

Согласно ч. 8.1 ст. 3 Закона N 223-ФЗ в случае невыполнения заказчиком обязанности осуществить закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства в течение календарного года в объеме, установленном Правительством Российской Федерации, либо размещения недостоверной информации о годовом объеме закупок у таких субъектов, включенной в отчет, или неразмещения указанного отчета в ЕИС, положение о закупке такого заказчика с 1 февраля очередного года и до завершения такого года признается неразмещенным в соответствии с требованиями Закона N 223-ФЗ. Заказчик в указанном случае при закупке товаров, работ, услуг должен руководствоваться положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".
Акционерным обществом «Федеральная корпорация по развитию малого и среднего предпринимательства» контролируются планы по закупкам и исполнение этих планов
Подробнее о данном отчете – в теме о закупках у СМСП